Una de las herramientas fundamentales para la implantación del sistema de mejora continua es, sin duda, el Kaizen. Cabe recordar que, en japonés, 改 ‘kai’ significa ‘cambio’ y 善 ‘zen’ significa ‘bueno’.
Kaizen es un proceso de mejora continua basado en acciones concretas, definidas y alcanzables, y que implica a todos los trabajadores de una organización, desde la directiva hasta los trabajadores de base. Por ello, Kaizen es el cambio en la actitud de las personas y la guía estratégica para conseguir excelentes resultados operacionales.
La metodología Kaizen enumera 10 claves que ayudan a aplicar la mejora continua con una perspectiva racional, flexible y adaptable a la organización.
- Abandonar las ideas fijas, rechazar el estado actual de las cosas
Rechazar no para juzgar sino para avanzar. Sólo cuando se replantea lo establecido, se puede llegar a mejores soluciones. Posiblemente, habrás escuchado “aquí siempre se ha hecho así” o expresiones similares; en este punto, se pretende deshacer el dogma de cualquier tiempo pasado fue mejor.
- En lugar de explicar lo que no se puede hacer, reflexionar cómo hacerlo
La negatividad recurrente en explicar los sucesos como disculpa, deber ser erradicada del discurso. El objetivo es buscar una solución al problema, no encontrar un culpable. El avance vendrá de la constancia del equipo en buscar la solución.
- Realizar inmediatamente las buenas propuestas de mejora
Se deben analizar las propuestas de mejora con sentido de urgencia, y si la decisión es realizarla, elaborar un plan y procedimiento con acciones definidas y plazos, de modo que se conozca qué, cómo y cuándo se va a llevar a cabo.
- No buscar la perfección, ganar el 60% desde ahora
Se deben poner en práctica las ideas o acciones acordadas para dinamizar el equipo, con independencia de que posteriormente puedan ser retomadas y mejoradas. Uno de los principales problemas a los que se enfrentan las organizaciones y los sistemas de mejora es la falta de acción.
- Corregir un error inmediatamente, in situ
Al igual que las buenas ideas, los errores deben ser corregidos inmediatamente. Independientemente de tu posición corporativa, experimentar el problema y colaborar con el personal que sobrelleva sus consecuencias, forma parte del proceso para encontrar soluciones eficientes y ágiles.
- Encontrar las ideas en la dificultad
Un problema es una oportunidad de mejora, las dificultades posibilitan el avance y permiten escalar el negocio. De poco sirve conocer el problema si no se propicia el trabajo en equipo y la resolución del mismo.
- Buscar la causa real, respetar los 5 “por qué” y después buscar la solución
Conocer la causa raíz de un problema, te permitirá llegar a una mejor solución que la inicialmente tomada. Analizar un problema bajo la técnica de los 5 “por qué”, permitirá una investigación sistemática capaz de explorar las relaciones de causa y efecto subyacentes a un problema particular.
- Tener en cuenta las ideas de 10 personas en lugar de esperar la idea genial de una sola
Todas las ideas merecen ser analizadas con perspectiva, los expertos en materia de mejora continua deben ponerse al servicio del equipo involucrado.
- Probar y después validar
Es relativamente sencillo poner en marcha soluciones, pero la disciplina del equipo y del responsable de la implantación de las acciones, debe de centrarse en validar las soluciones implantadas, consiguiendo atajar los errores o malos funcionamientos inesperados.
- La mejora es infinita
Si has alcanzado los objetivos y los resultados te han llevado a la excelencia operacional, busca nuevos retos, evalúa y controla áreas claves y/o auxiliares de la organización, donde los procesos podrían ser optimizados. La mejora es infinita por definición, las oportunidades también.
Con estos diez puntos se resume la filosofía Kaizen, es importante recordar, que fomentar un buen ambiente laboral, así como, el trabajo en equipo, es fundamental en la implantación de una cultura empresarial basada en la mejora continua.
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